作者：蒋红松 张孙凤 发布时间：2025年12月1日
随着信息技术的飞速发展，档案工作正从传统纸质管理向数智化管理跨越。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“推动档案管理现代化，构建以数字资源为主导的档案资源体系”，为基层档案馆数智化建设提供了政策指引。南京市溧水区档案馆立足区域实际，以“智慧化存储、精准化服务、社会化利用”为目标，在档案“建、管、用”全链条中融入数智技术，有效提升了档案管理效率与价值释放质效，其实践具有重要的研究与推广价值。
数智赋能“建、管、用”的实践路径
（一）加强数智建设，变“被动”为“主动”。数智化建设是档案工作转型的前提，溧水区档案馆通过科学规划、技术升级与数据融合，构建了主动适配的数智化基础体系。一是方案先行，明确转型方向。主动谋划数智化改革，组织技术骨干赴周边先进地区开展3次“数智档案”专题调研，吸纳经验并结合溧水实际，编制《数字档案馆建设三年实施方案》。方案确立了“信创替代优先、数据治理同步、智能应用并行”的分阶段目标，制定软硬件国产化替代清单，统筹预算分步实施，同时拟定档案管理系统集成项目采购需求与评分标准，确保数智转型方向清晰、推进有序。二是系统升级，强化技术支撑。聚焦智能化平台架构、数据治理模型与智慧服务场景，与前沿档案科技公司合作，对馆藏管理系统、馆室一体化系统、长期保存系统进行迭代升级，部署备份一体机、光盘库等智能设备，实现档案分类、检索、利用全链条智能化，打破传统管理中的技术壁垒。三是数据融合，融入城市治理。借助区级“一网统管”“智慧城市”数据底座建设契机，预留标准API接口与数据共享通道，将24万卷、26万件馆藏档案数据无缝融入城市智慧治理体系，推动档案资源从“馆内保管”向“全城赋能”延伸，释放档案在城市治理中的价值。
（二）深耕数智管理，变“线下”为“线上”。数智化管理是提升档案质量与安全的核心，溧水区档案馆针对存量、增量、征集三类档案，构建了全流程线上化管控机制。一是存量档案“数字化焕新”。优化《档案数字化工作流程图》，采用高清扫描、OCR识别、元数据标注等技术，完成230万页存量纸质档案的“数字孪生”构建；同时利用双备份建立档案安全防护体系，确保历史档案数据的完整性与安全性，为历史记忆筑牢“数字保险柜”。二是增量档案“前端化管控”。在全区86家立档单位推行电子档案全流程管理，从档案形成源头规范标准，确保电子档案符合“真实性、完整性、可用性、安全性”四性要求。创新建立“同步检测、同步接收”机制，实现纸质档案实体与数字化成果的协同管理，以标准化与数字化双轮驱动，提升归档质量。三是征集档案“实时化上线”。结合重要历史节点，发布《关于征集抗日战争与抗美援朝档案资料的公告》，新征档案资料50余件；对征集档案即时开展数字化处理并入库，持续丰富馆藏特色数字资源。基于新征集档案策划的“山呼抗战风雷动——溧水馆藏档案史料图片展”，上线一周点击量突破20万人次，实现档案资源的快速价值转化。
（三）迭代数智利用，变“沉睡”为“激活”。数智化利用是档案工作的最终目标，溧水区档案馆以用户需求为导向，通过模式创新、技术赋能与服务拓展，激活档案资源的社会价值。一是创新全时查档模式，提升服务效率。依托馆藏档案管理系统，集成高拍仪、身份证识别、满意度评价等智能设备，实现查档者身份自动核验、材料在线扫描、服务满意度即时反馈，大幅缩短查档时间；推出工作日延时服务与节假日预约查档机制，解决群众“时间错位”查档难题，2025年以来已服务群众5000余人次。同时通过智能数据分析，动态优化档案分类与检索策略，构建“利用—反馈—优化”的服务闭环。二是引入AI审核技术，保障开放规范。严格遵循《档案法》“县级以上各级档案馆的档案自形成之日起满二十五年向社会开放”的规定，引入AI智能辅助审核系统，对到期档案进行智能筛查，有效提升开放审核的效率与准确性，避免人工审核中的疏漏。截至目前，已完成20万余条到期档案开放审核，后续将通过区政府门户网站向社会发布，保障公众的档案利用权益。三是拓展远程协同服务，打破空间限制。依托全国档案查询利用平台、长三角民生档案跨区域查询系统和区内远程查档系统，强化档案信息跨区域、跨部门协同服务能力，2025年已为200余名外地群众提供远程查档服务，实现“数据多跑路、群众少跑腿”，让档案服务突破地域限制，提升档案查阅服务的便捷性与覆盖面。
实践成效与启示
溧水区档案馆通过数智赋能“建、管、用”全链条，取得了显著成效：其一，档案管理效率大幅提升，全流程智能化减少了人工干预，降低了管理成本；其二，档案服务质量显著优化，全时查档、远程服务等模式满足了群众多样化需求；其三，档案价值深度释放，档案数据融入城市治理、特色展览传播等场景，为区域发展与文化传承提供了支撑，相关实践获《中国档案报》等媒体宣传报道。对基层档案馆数智化发展的启示如下：
（一）坚持规划引领，夯实转型基础。基层档案馆应结合区域实际，制定科学的数智化建设方案，明确分阶段目标与实施路径，优先推进信创替代与数据治理，确保转型方向不偏、基础扎实。同时，规划需与地方 “智慧城市”“一网统管” 等发展战略深度衔接，预留数据共享接口与拓展空间，避免数智化建设与区域发展脱节。
（二）聚焦全流程管控，提升管理质效。针对不同类型档案特点，构建“存量焕新、增量管控、征集上线”的全流程数智化管理机制，同时强化安全技术应用，保障档案数据安全。还需建立档案数据质量评估体系，通过定期校验、智能稽核等方式，确保数字化档案的元数据完整、内容准确，从源头提升档案管理的规范化水平。
（三）立足用户需求，创新服务模式。以群众利用需求为导向，借助智能技术优化查档流程、拓展服务场景，推动档案服务从 “被动接待” 向 “主动供给” 转变，让档案资源真正 “活” 起来。可基于用户查档数据进行画像分析，预判民生、政务、科研等领域的档案需求，主动推送专题档案资源包，实现服务从 “按需供给” 到 “精准预判” 的升级。
结语
基层档案馆数智化转型是一项系统性工程，需在“建、管、用”全链条中持续融入数智思维与技术。南京市溧水区档案馆的实践表明，通过科学规划、技术赋能与服务创新，基层档案馆能够有效突破传统管理瓶颈，实现档案资源的高效管理与价值释放。未来，基层档案馆应进一步深化数智技术应用，在数据治理、智能场景创新等方面持续发力，推动档案事业向更高质量发展。
（作者单位：南京市溧水区档案馆）
